POWERPOINT E INTERNET

Hoy en día es cada vez más importante el uso de Internet para compartir documentación, trabajar en equipo desde diferentes situaciones geográficas o trabajar con versiones de programas que no necesitan estar instaladas en el ordenador, sino que se ejecutan en la red, como por ejemplo, PowerPoint Web App. En los últimos tiempos han aparecido muchas herramientas de gestión que se basan en el uso de Internet. Microsoft ha creado SkyDrive para almacenar y compartir documentos y presentaciones.

Las ventajas del uso de Internet para trabajar con presentaciones son numerosas, por ejemplo;

• Evita realizar duplicados de una misma presentación, ya que se puede editar desde distintos puntos.
• Permite conocer el estado de una presentación en todo momento y las actualizaciones que ha sufrido.
• Facilita el acceso desde cualquier punto a los documentos y presentaciones, inclusive desde muchos dispositivos móviles.
• Mejora la seguridad de los documentos, ya que, en caso de sufrir pérdidas de información de forma local, la información se encuentra también en un servidor.
• Permite ejecutar programas desde la propia Internet

SkyDrive

SkyDrive es el sistema de almacenamiento de archivos en Internet de Microsoft. Desde un ordenador o desde un dispositivo móvil (teléfonos móviles -smartphones- y tablets) se pueden subir archivos a la nube y luego descargarlos o consultarlos en un dispositivo distinto. Es decir, SkyDrive nos permite trabajar con el mismo archivo desde diferentes dispositivos y desde diferentes lugares, siempre que estemos conectados a la red. SkyDrive funciona en navegadores desde ordenadores Windows, Apple y Android.

SkyDrive también permite compartir los archivos con otros usuarios del servicio. Así, para cada archivo podemos dar permiso a los usuarios que deseemos. Se puede dar permiso para que modifiquen el archivo o sólo para que lo lean.

Para usar SkyDrive hay que tener una cuenta de Microsoft (Hotmail, Outlook, Windows Live, ...). Sólo por eso Microsoft pone a disposición de sus usuarios un espacio de 7 GB (en enero de 2014) para usar con SkyDrive. Para los usuarios de Microsoft Office 365 este espacio se amplía a 25 GB.

 SkyDrive está pensado fundamentalmente para usar con los programas de Office. Por lo tanto se pueden subir archivos de Word (.docx) de Excel (.xlsx) PowerPoint (.pptx) y Bloc de notas, pero también se pueden subir fotografías, música y vídeos, así como archivos comprimidos zip y, en general, cualquier tipo de archivo de los tipos más comunes.

Básicamente, hay dos formas de utilizar SkyDrive: SkyDrive como servicio sin instalar nada en el ordenador (que veremos a continuación ) o SkyDrive como aplicación de escritorio instalada en nuestro ordenador (que veremos más adelante). En ambos casos hay que darse de alta con una cuenta de Microsoft.

Puedes usar SkyDrive como un servicio gratuito asociado a tu cuenta de correo de Microsoft sin necesidad de instalar nada en tu ordenador o dispositivo móvil.

Es decir, para usar SkyDrive como servicio sólo necesitas darte de alta con una cuenta de Microsoft.

Para acceder sólo necesitas ir a la web de outlook.com y dar tus datos de acceso, o crear una cuenta nueva si no la tenías ya. En este tema básico lo tienes detallado. tema basico

Una vez dado de alta con una cuenta de Microsoft ya no necesitarías hacer prácticamente nada más con SkyDrive, simplemente iniciar sesión en PowerPoint con ese usuario y a partir de ese momento ya podrías guardar tus presentaciones de PowerPoint en SkyDrive, porque cada vez que vayas a guardar una presentación te aparecerá tu unidad SkyDrive como un dispositivo más.

Es decir, al hacer clic en el icono Guardar Boton Guadar desde PowerPoint aparecerá una ventana similar a esta.

Y al hacer clic en SkyDrive de aulaClic podrás guardar tu documento en la nube como si se tratase de cualquier otra carpeta, pero con las ventajas adicionales de SkyDrive.

 Compartir: Correo electrónico

Una tarea muy común suele ser la de compartir el documento a través de internet. PowerPoint 2013 facilita esta tarea.

Accede al menú Archivo > Compartir. Y veremos estas cuatro posibilidades. Algunas de ellas las veremos más detalladamente.

Además, si el documento que queremos compartir ya está guardado en SkyDrive, al pulsar en Archivo > Compartir aparecerán dos opciones más: Obtener un vínculo de uso compartido y Compartir en redes sociales, que veremos al final.

Empezaremos por Correo electrónico.

Al hacer clic en Correo electrónico aparecen las siguientes posibilidades:

                                                                                                            Enviar como datos adjuntos, que consiste en enviar un correo electrónico con una copia simple del contenido actual del documento. El inconveniente de este sistema es que si el receptor del mensaje no dispone del programa PowerPoint, ni de ningún lector de este tipo de archivos, no podrá leerlo. Aunque lo habitual es que todo el mundo disponga de un paquete ofimático capaz de interpretarlo.

Enviar un vínculo, que lo que envía no es una copia, sino un enlace a través del correo electrónico. Sería ideal por ejemplo para permitir a un corrector acceder a una presentación y modificarla sin acabar generando varias versiones de la misma. Para poder usar esta opción debemos guardar previamente la presentación en una ubicación compartida, por ejemplo, SkyDrive.

Enviar como PDF, es una opción similar a la primera: se trata de enviar adjunta la información, solo que en este caso utiliza el formato PDF, que es el tipo de formato más común para enviar información que no deseamos que se manipule. Una ventaja es que el receptor no necesitará tener Office para poder visualizar la presentación. El lector de PDF es gratuito.

Enviar como XPS tiene las mismas características que el envío de un PDF, pero no es estándar, ya que es un formato propio de Microsoft y las personas que utilicen sistemas operativos que no sean Windows pueden tener más dificultades en leerlos. Es recomendable enviarlo como PDF.

Enviar como fax de Internet, permite, en caso de que tengamos contratado un servicio de fax online, o dispongamos de programa emulador de fax, enviar la presentación de esta forma.

 Simplemente deberemos elegir la que más nos convenga y hacer clic sobre su botón correspondiente.

Ten en cuenta que lo que hace PowerPoint para enviar las presentaciones es gestionar el envío ordenando al programa gestor de correo electrónico lo que debe hacer. Es decir, que será necesario tener una cuenta configurada en Microsoft Outlook o cualquier otro gestor.

     PowerPoint Web App

Una de las grandes mejoras que ofrece Microsoft en su versión 2013 de Office es la existencia de una versión gratuita online llamada Office Web Apps que incluye Word Web App, Excel Web App, PowerPoint Web App y One Note Web App.

Esto implica que podemos crear y modificar los archivos directamente desde el navegador, sin necesidad de instalar la suite Office de pago en el equipo.

Por tanto, disponemos de mayor libertad y movilidad. Ya no es necesario que las personas con las que compartimos los archivos los descarguen y modifiquen en su ordenador, para luego volver a subir la versión modificada. Pueden editar en tiempo real su contenido y el propietario del archivo dispondrá siempre de la información actualizada.

En la versión PowerPoint Web App hay menos funciones que en la versión PowerPoint de escritorio. Por ejemplo, no permite capturar imágenes, ni cambiar el tamaño de la diapositiva, ni insertar WordArt, ni insertar audio, ni tampoco insertar vídeo, etc. Aunque para ser justos hay que decir que PowerPoint Web App sí permite las funciones más comunes de PowerPoint y para la mayoría de las ocasiones resulta suficiente.

¿Cómo usar PowerPoint Web App?

Si dispones de una cuenta Microsoft tienes acceso de forma gratuita a SkyDrive y a todas las aplicaciones de Office en su versión web, incluida PowerPoint Web App. Podrás crear presentaciones PowerPoint desde la nube, usando un navegador web y sin tener instalado Microsoft PowerPoint en tu ordenador. Además dispondrás de la última versión actualizada de la aplicación.

    PowerPoint en el teléfono móvil

No sólo podemos usar PowerPoint desde el navegador web con PowerPoint Web App, ahora también está disponible la app Office Mobile para teléfonos móviles con Windows Phone, Android o iOS.

Office Mobile es una aplicación que se instala en el teléfono móvil y permite acceder a versiones limitadas de Word, Excel y PowerPoint. La app se descarga de las correspondiente tiendas de aplicaciones de cada sistema (Windows Phone Store, Google Play, App Store) y sólo está disponible para los suscriptores de Office 365, sin desembolso adicional.

Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes ver la app en Google Play.